26. Khi nào nên ứng dụng Agile

Khi nào nên ứng dụng Agile?

Chúng ta biết rằng các dự án công việc trí óc, ví dụ phát triển phần mềm hoặc nghiên cứu & phát triển ( R&D) có đặc điểm là mức độ không chắc chắn cao hơn so với các dự án thi công công nghiệp. Khi bạn xem xét kỹ hơn dải mức độ không chắc chắn của Yêu cầu và Giải pháp kỹ thuật của các dự án công việc trí óc thì có thể nhận thấy hầu hết các dự án công việc trí óc nằm ở khoảng giữa chừng giữa hai thái cực “Hỗn loạn” và “Đơn giản”. Vùng giữa chừng Complex/Complicated đó chính là nơi mà các phương pháp Agile trở nên đắc  dụng.

Agile đắc dụng với các dự án được đánh giá là “Phức tạp” mà ở đó có mức độ không chắc chắn là vừa phải ở cả chiều Yêu cầu lẫn chiều Giải pháp kỹ thuật. Tất nhiên bạn có thể áp dụng Agile cả với các dự án đơn giản (Simple) nhưng những dự án như vậy hoàn toàn có thể chạy tốt theo các phương pháp quản lý dự án truyền thống.

Agile không phải là bảo bối đảm bảo thành công cho các dự án công việc trí óc. Nếu như không có được sự nhất trí rõ ràng về sản phẩm chúng ta muốn làm ra trông như thế nào hoặc nhất trí về phương pháp tiếp cận  nên theo là gì thì khi đó dự án của chúng ta ở trạng thái “Hỗn loạn” (Chaos) – nghĩa là bất kể phương pháp quản lý dự án là Agile hay truyền thống thì đều ít có khả năng thành công.

Các tổ chức thường áp dụng các quy trình/phương pháp quản lý mới để tiếp cận thị trường nhanh hơn, sinh ra lợi nhuận nhanh hơn và giảm thiểu chi phí. Phương pháp Agile là một tập hợp các giá trị và nguyên tắc khung hướng đến nỗ lực tạo ra sự chuyển đổi có hiệu quả và bàn giao giá trị liên tục cho khách hàng. Mặc dù Agile là một cách suy nghĩ tương đối mới, nhưng nó thành công trong việc đáp ứng các thách thức của ba ràng buộc cơ bản của dự án (Phạm vi, Lịch trình và Ngân sách) và được áp dụng ngày một rộng rãi hơn trong thế giới quản lý dự án. Tùy thuộc vào kịch bản cụ thể của từng dự án mà bạn phải cân nhắc lựa chọn giữa phương pháp quản lý dự án truyền thống (waterfall, plan-driven) hoặc chọn các phương pháp Agile để có thể mang lại khả năng thành công cao hơn cho các dự án.

Điều gì phải cân nhắc để đưa ra quyết định chọn phương pháp truyền thống hay chọn phương pháp Agile? Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phương pháp quản lý dự án đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức là gì?

Bản chất của một dự án / sản phẩm

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét ba khía cạnh quan trọng của một dự án: Phạm vi, Tiến độ và Chi phí. Để xác định cách tiếp cận tốt nhất, hãy xem xét các yếu tố này so với các chi tiết cụ thể của dự án / sản phẩm được đề cập. Dưới đây là các kịch bản dự án thực tế mẫu có thể được xem xét trong quá trình này.

Kịch bản về dự án/sản phẩm Waterfall Agile
Phạm vi & Yêu cầu – Requirements (Scope)    
1.    Có một ý tưởng cho một sản phẩm mới, phức tạp và các yêu cầu cụ thể sẽ xuất hiện thông qua các thử nghiệm nhỏ, dựa trên nhu cầu của thị trường / người dùng (ví dụ: bắt đầu một dòng sản phẩm mới hoặc một chiến dịch tiếp thị mới).   Phù hợp
2.    Dự án có một checklist các yêu cầu với các giai đoạn được xác định trước phải được hoàn thành theo đúng trình tự đã định. Các mục của Checklist phải được hoàn thành để phân phối sản phẩm cuối cùng (ví dụ: lắp đặt phần cứng hoặc dự án xây dựng cầu) Phù hợp  
Thời gian/Lịch trình – Time/Schedule    
1.    Sản phẩm / dự án cần đáp ứng dòng thời gian tích cực ngay cả với các tính năng hoặc chức năng hạn chế (ví dụ: hiển thị các mẫu sản phẩm có sẵn hội chợ triển lãm)   Phù hợp
2.    Các yêu cầu và chức năng của sản phẩm được xác định đầy đủ từ trước, bất kể nhu cầu của người dùng, sự không chắc chắn và rủi ro. Cần phải cung cấp đầy đủ các yêu cầu này trong thời hạn quy định (ví dụ: thực hiện quy định mới có hiệu lực vào một ngày cụ thể) Phù hợp  
Chi phí – Cost  
Trong khi quản lý dự án truyền thống được tối ưu hóa cho hiệu quả và thành công trực tiếp của dự án, các phương pháp Agile đáp ứng các yếu tố thành công phi truyền thống như tốc độ và phân phối sản phẩm, tối đa hóa giá trị kinh doanh (mặc dù có thể phải chấp nhận có rủi ro cao hơn). Chi tiêu trong Agile không thể được đo lường bằng cách giảm thiểu chi phí dự án trực tiếp, thay vào đó, thông qua việc tiết kiệm chi phí nhờ việc cung cấp nhanh chóng các giải pháp đáp ứng nhu cầu kinh doanh và thành công nhanh hơn. Áp dụng sự cân bằng hợp lý giữa chi phí và nguồn lực liên quan đến phạm vi trên, các yếu tố rủi ro và lịch trình là những yếu tố rút cục sẽ dẫn đến tiết kiệm chi phí tối ưu. Có thể sẽ không hợp lý khi so sánh tương đương về yếu tố chi phí. Khi xem xét chi phí, điều quan trọng cần lưu ý là một cách tiếp cận (truyền thống hoặc Agile) không phải lúc nào cũng chắc chắn sẽ rẻ hơn hoặc đắt hơn so với cách tiếp cận kia.

 

Môi trường dự án

Một yếu tố quan trọng khác có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn phương pháp quản lý dự án là môi trường thực hiện dự án/sản phẩm. Các yếu tố cần xem xét ở đây bao gồm:

Kịch bản môi trường dự án Waterfall Agile
Cam kết của khách hàng/người dùng cuối – Customer / User Engagement
1.    Khách hàng và người dùng có thể tham gia trong suốt quá trình phát triển hoặc sẽ cần cung cấp phản hồi trên cơ sở liên tục   Phù hợp
2.    Dự án / sản phẩm có khách hàng / người dùng đã cung cấp các yêu cầu xác định rõ ràng theo từng mốc thời gian, và chỉ quan tâm đến việc nghiệm thu sản phẩm cuối cùng Phù hợp  
Nhân sự và kỹ năng chuyên môn – People & Skills
1.    Nhóm dự án rất quen thuộc với sản phẩm / dự án. Chẳng hạn, xây dựng một phiên bản mới của một sản phẩm hiện có Phù hợp  
2.    Nhóm gồm các chuyên gia đa chức năng (multiple-skill specilalists) hoàn toàn cam kết 100% thời gian cho dự án để đạt được các quyết định nhanh chóng và hoàn thành dự án.   Phù hợp
3.    Các cá nhân đóng nhiều vai trò đồng thời, hoặc là các nhân sự phải chia sẻ với nhiều dự án. Các thành viên trong nhóm được yêu cầu vẫn phải đáp ứng nhu cầu hoạt động/kinh doanh hàng ngày của tổ chức. Phù hợp  
Cam kết của Nhà thầu (Kiểu hợp đồng) – Third Party Engagement  (Contracting Model)
1.    Cam kết hợp đồng dựa trên phạm vi cố định và ngân sách cố định trong đó các yêu cầu được xác định trả trước Phù hợp  
2.    Nhà thầu phải thường xuyên bàn giao các kết quả/chức năng hoạt động được để trên cơ sở đó nhận được phản hồi của khách hàng   Phù hợp

 

Các tổ chức có thể xác định phương pháp phù hợp nhất giúp đẩy nhanh việc giao hàng, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và cuối cùng mang lại khả năng thành công cao hơn bằng cách phân tích cẩn thận bản chất của sản phẩm hoặc dự án và có chiến lược tốt tạo ra môi trường cho phép.

Hơn nữa, nếu quyết định chuyển sang phương pháp Agile, tương tự như bất kỳ quy trình mới hoặc sáng kiến ​​thay đổi nào, việc áp dụng Agile đòi hỏi một môi trường hỗ trợ vượt ra ngoài một dự án / sản phẩm nhất định để chuyển đổi tổ chức. Việc triển khai Agile phải được hỗ trợ bởi các hoạt động quản lý thay đổi (Change management) nhằm thúc đẩy sự gắn kết và tham gia (buy-in) và đảm bảo tầm nhìn và mục tiêu của Agile được truyền đạt rõ ràng ở cấp độ toàn tổ chức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: