Một số biến thể: ARCI, RASCI, RASIC, RACI-V và CAIRO

Làm việc theo nhóm được xem là một cách hiệu quả để hoàn thành mục tiêu công việc. Đội nhóm làm việc tốt cùng nhau sẽ tạo ra kết quả ấn tượng là điều không có gì phải nghi ngờ. Thật không may, điều ngược lại cũng đúng và rất phổ biến: Nhóm không hoạt động tốt thì kết quả sẽ không được như mong muốn.

Khi nhiều người làm việc trong cùng một dự án, thật dễ dàng để giả định ai khác đang đảm nhận một chi tiết hoặc nhiệm vụ cụ thể. Tình trạng chỉ tay và đổ lỗi cho nhau khi kết quả công việc không tốt hoặc không hoàn thành nhiệm vụ rất dễ xảy ra.

Nhiều yếu tố đóng góp vào sự kém hiệu quả của nhóm, trừ khi trách nhiệm và trách nhiệm giải trình rõ ràng, nếu không sẽ có nguy cơ phát sinh vấn đề. Với những dự án phức tạp, nhạy cảm về mặt thời gian hoặc nhiệm vụ quan trọng hay trong trường hợp mọi người né tránh trách nhiệm, thường thì cần phải dành thời gian suy nghĩ vai trò của bạn và các thành viên trong nhóm trong mọi nhiệm vụ mà nhóm thực hiện.

Nếu không có sự rõ ràng, bạn sẽ thấy nhiều khoảng trống, sự chồng chéo và nhầm lẫn xảy ra. Làm việc nhóm sẽ gây bực bội, không hiệu quả và ít có khả năng mang lại kết quả tốt. Trong những tình huống này, việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rất cần thiết.

Ma trận RACI là một hệ thống mang đến cấu trúc và sự rõ ràng, giúp bạn phân công vai trò của mọi người trong nhóm. Đây là hệ thống lưới đơn giản mà bạn có thể sử dụng để làm rõ trách nhiệm của mọi người và đảm bảo tất cả mọi việc nhóm cần làm đều được chú ý.

Giải thích RACI

RACI là viết tắt của:

• R = Responsible/ Chịu trách nhiệm.
• A = Accountable/ Trách nhiệm giải trình
• C = Consulted/ Tư vấn.
• I = Informed/ Thông báo.

Sử dụng ma trận RACI, bạn cần liệt kê tất cả nhiệm vụ, cột mốc và quyết định, sau đó làm rõ ai là người người chịu trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình và khi thích hợp, ai cần phải được tư vấn hoặc thông báo.

• Responsible – là những người “thực hiện” công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể cùng chịu trách nhiệm.
• Accountable – là người “sở hữu/ làm chủ” công việc. Người này phải ký kết hoặc phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định đã hoàn tất. Người này giao nhiệm vụ cho những người Responsible.  Chỉ có duy nhất một Accounttable quy định cho mỗi nhiệm vụ, kết quả chuyển giao.
• Consulted ​​– là những người được hỏi ý kiến, cung cấp đầu vào trước khi công việc được thực hiện và ký kết. Những người này ở “trong vòng lặp” và tham gia tích cực.
• Informed – những người này cần biết về những việc đang xảy ra. Họ cần cập nhật tiến độ hoặc quyết định, nhưng không cần phải được tư vấn chính thức, cũng như đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc quyết định.

Những phiên bản khác

ARCI

Một số người thích dùng từ viết tắt ARCI, phản ánh tầm quan trọng của “Trách nhiệm giải trình”.

RASCI hoặc RASIC

Yếu tố thứ năm, “Supportive/ Hỗ trợ”, đôi khi được đặt vào giữa, tạo ra RASCI. Hỗ trợ đề cập đến những người cung cấp nguồn lực và giúp đỡ những người chịu trách nhiệm về công việc.

RACI-V

Trong một số trường hợp, một vai trò khác được thêm vào, đó là “Verifies/ Xác minh.” Vai trò này đưa ra kiểm tra cần thiết, đảm bảo công việc được thực hiện theo những tiêu chuẩn định trước.

CAIRO

Bao gồm yếu tố thứ năm: ” Omitted/ Bỏ qua” hoặc “Out of the loop/ Nằm ngoài vòng lặp”. Vai trò này được sử dụng để ám chỉ những người mà bạn quyết định không liên quan đến truyền thông dự án.

Sử dụng công cụ

Để hoàn thành ma trận RACI:

1. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ, hoạt động và quyết định mà nhóm cần thực hiện. Tốt hơn là bạn nên đưa cả nhóm vào, giúp bạn theo dõi những nhiệm vụ cốt lõi phải được hoàn thành nếu dự án thành công.

2. Liệt kê tất cả chức năng của mọi người trong nhóm. Đôi khi điều này có nghĩa là bạn cần liệt kê từng thành viên trong nhóm. Nhưng nếu một số chức năng được thực hiện bởi nhiều người, bạn nên liệt kê chức năng thì tốt hơn.

3. Sau đó tạo ma trận (xem hình 1) từ hai danh sách đã thực hiện. Liệt kê nhiệm vụ, hoạt động và quyết định dưới dạng tiêu đề hàng trong cột bên tay trái và chức năng/vai trò làm tiêu đề cột.

Hình 1: Ví dụ về ma trận RACI

Nhiệm vụ, cột mốc và quyết định	Chức năng A (VD: Giám sát viên)	Chức năng B (Ví dụ: Quản lý)	Chức năng C	Chức năng D
Nhiệm vụ 1	R	A
Nhiệm vụ 2	R	I	A	R
Nhiệm vụ 3		C	A	R
Nhiệm vụ 4	A	C	C	I

4. Bây giờ, phác họa RACI cho mỗi nhiệm vụ được liệt kê. Cho biết ai là người chịu trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình, ai tư vấn và thông báo.

5. Kiểm tra RACI với từng nhiệm vụ: Kiểm tra cẩn thận, vì đây là bước đảm bảo mọi thứ được thực hiện!

Đối với mỗi nhiệm vụ (hàng):

• Phải có một (và chỉ một) người chịu trách nhiệm giải trình
• Phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm
• Tư vấn’ và ‘thông báo’ tùy chọn trên mỗi hàng.

Ngoài ra, đảm bảo tất cả những người tham gia thực sự cần thiết. Có thể “Quá nhiều gia vị có thể làm hỏng nước dùng”. Quá nhiều người tham gia, ngay cả khi vai trò của họ là ‘tư vấn’ và ‘thông báo’ có thể khiến công việc không hiệu quả và trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.

6. Kiểm tra đảm bảo tất cả mọi thứ được thực hiện, bước tiếp theo của phân tích ma trận RACI giúp đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng!

Bạn làm điều này bằng cách phân tích vai trò mà mỗi chức năng thực hiện. Điều này có nghĩa là tìm kiếm theo chiều dọc tại vị trí R, A, C và I được gán và hỏi những câu hỏi sau:

• Có người nào hoặc chức năng nào có quá nhiều trách nhiệm? Nếu có, có thể có rủi ro về chất lượng công việc không đảm bảo hoặc không thể hoàn thành.
• Có ai có quá nhiều hoặc đảm nhận tất cả trách nhiệm giải trình? Nếu có, cần xem lại việc thiết kế của công việc của mọi người. Người này có thực sự giám sát và bao quát được tất cả những nhiệm vụ này? Ủy thác một số trách nhiệm giải trình (sau đó kiểm tra và cân bằng) cho những người khác trong nhóm?
• Có người nào hoặc chức năng nào tham gia vào mọi nhiệm vụ? Điều này là không cần thiết và bạn nên xem xét lại cách phân công nhiệm vụ và ưu tiên.

7. Khi hoàn tất việc kiểm tra bước 5 và 6, bạn đã kiểm tra tính đầy đủ và toàn vẹn của các vai trò và chức năng trong nhóm. Bước cuối cùng là truyền thông ma trận RACI cho tất cả thành viên trong nhóm và cập nhật khi mọi thứ thay đổi.

Những điểm chính

Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc theo nhóm là đảm bảo mọi thứ đều được thực hiện tốt và hoàn hảo. Bằng cách áp dụng ma trận RACI, bạn có thể lập luận và kiểm tra xem ai chịu trách nhiệm và có trách nhiệm giải trình với từng nhiệm vụ nhóm, đồng thời kiểm tra tính toàn vẹn trong vai trò của mỗi người. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ thiếu sót, chồng chéo và lẫn lộn, điều hành nhóm hiệu quả hơn.

Một khi hiểu được vai trò của mọi người, chịu trách nhiệm và trách nhiệm giải trình, bước tiếp theo là suy nghĩ lên lịch trình cho mọi người để dự án có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.