60. Rủi ro trong quá trình phát triển dự án

Hầu hết lên kế hoạch dự án 1 cách cẩn thận vẫn có thể gặp vấn đề trong quá trình phát triển.

Cho dù bạn lên kế hoạch tốt đến đâu thì dự án của bạn luôn luôn có thể gặp những vấn đề không mong muốn. Ví dụ như team member có thể nghỉ đột xuất hoặc rời dự án, thậm chí thời tiết cũng có thể là 1 cản trở. Vậy chúng ta bất lực với những vấn đề chưa biết ? Bạn có thể sử dụng Risk planning để xác định những vấn đề rủi do – cái mà tạo ra vấn đề cho dự án, phân tích khả năng có thể xảy ra, đưa ra những hành đồng phòng tránh và giảm thiểu rủi do.

What’s a risk ?

Không có gì đảm bảo trong dự án. Bất kỳ hoạt động đơn giản có thể gặp vấn đề không mong muốn. Bất kỳ thời điểm nào có thể xảy ra với dự án của bạn và thay đổi kết quả hoạt động của dự án đều được coi là rủi ro – Risk. Một rủi do có thể là sự kiện hoặc điều kiện. Dù bằng cách nào, đó là một thứ gì đó có thể xảy ra hoặc không xảy ra … nhưng nếu có, bạn sẽ phải thay đổi cách thức làm việc của bạn và team trong thời điểm phát triển dự án đó.

** Not all risk are negative : một vài sự kiện (giống như tìm kiếm cách thức đơn giản để thực hiện dự án) hoặc điều kiện ( giống như giá thấp cho vật liệu chính) có thể giúp dự án của bạn. Khi điều đó xảy ra, chúng ta gọi đó là 1 cơ hội… nhưng nó vẫn được quản lý như là 1 risk.

How you deal with risk

Khi bạn lập dự án, risks còn chưa chắc chắn, nó chưa từng xảy ra. Nhưng cuối cùng, một vài rủi ro mà bạn dự định xả ray. Và đó là khi bạn phải đối phó với nó. Có 4 cách để thực hiện điều này:

  • Avoid : điều tốt nhất là bạn nên tránh rủi do, nếu bạn có thể chắc chắn đảm bảo rủi do không xảy ra thì nó sẽ không ảnh hưởng tới dự án.
  • Mitigate : nếu bạn không thể tránh risk thì bạn có thể giảm nhẹ nó. Điều đó có nghĩa là thực hiện một vài hành động để giảm thiểu tác động tới dự án.
  • Transfer: một cách hiệu quả khác để đối phó với rủi do là trả tiền cho người khác để họ xử lý rủi do giúp bạn. Điển hình nhất là việc mua bảo hiểm.
  • Accept: Khi bạn không thể avoid, mitigate, hay tranfer thì bạn phải chấp nhận nó. Nhưng thâm chí là khi bạn chấp nhận nó, ít nhất bạn phải có lựa chọn nào khác, hoặc bạn biết điều gì sẽ xảy ra.

Plan Risk Management

Theo thời gian một rủi ro thực sẽ xuất hiện trong dự án của bạn và nó quá trể để làm bất kỳ điều gì. Điều đó giải thích tại sao bạn nên có kế hoạch cho rủi do từ khi bắt đầu và tiếp tục tuân theo để lên kế hoạch trong suốt dự án.

Plan risk management cũng không khác so với những quy trình mà chúng ta tìm hiểu trước đó ( Quality management).

The risk management plan is the only output.

Nó sẽ cho bạn biết bạn sẽ làm thể nào để xử lý rủi do trong dự án ( bạn có thể phỏng đoán kể từ khi nó là 1 phần của kế hoạch dự án). Nó nói bạn sẽ đánh giá rủi ro như thế nào khi thực hiện dự án, ai là người có trách nhiệm thực hiện và tần suất bạn sẽ lên kế hoạch quản lý rủi ro.

Kế hoạch quản lý rủi do gồm những phần sau:

  • Sử dụng risk categories để phân loại rủi do. Ví dụ như technical, external. Risk categories sẽ giúp abnj xây dựng risk breakdown structure (RBS).
  • Bạn cần diễn giải phương thức và cách thức tiếp cận bạn sẽ sử dụng để xác định và phân chia rủi do trong dự án của bạn, nó được gọi là methodology.
  • Điều quan trọng là phải đưa ra một kế hoạch để bạn nhìn ra ảnh hưởng của rủi ro lớn tới mức nào và có thể xả ra như thế nào. Tác động cho bạn biết bao nhiêu thiệt hại của rủi do sẽ ảnh hướng tới dự án. Có rất nhiều phân loại tác động từ nhỏ đến lớn, từ thấp tới cao. Phần này được gọi là definitions of probability and impact.

Use a risk breakdown structure to categorize risks

Bạn nên xây dựng guideline cho risk categories khi lên kế hoạch quản lý rủi do, và cách thức thuận tiện thực hiện, đó là sử dụng risk breakdown structure ( RBS). Nó nhìn có vẻ giống như WBS, nghĩa là bận phải đưa ra những risk catiegories chính, và tách nó ra thành những mục nhỏ cụ thể hơn.

 

Anatomy of a risk

Một khi bạn hoàn thành Plan Risk Management, có 4 quy trình quản lý rủi do sẽ giúp bạn và team đưa ra danh sách những rủi do đối với dự án của bạn, phân tích tác động của nó tới dự án như thế nào, và kế hoạch để đối ứng khi có bất cứ rủi do nào xảy ra khi bạn thực hiện dự án.

  • Identify Risks : điều đầu tiên ban jcaafn làm khi lên kế hoạch cho dủi ro là tập hợp toàn bộ thành viên trong dự án để đưa ra danh sách những rủi do mà bạn nghĩ là có thể xảy ra. Công cụ RBS sẽ được sử dụng nhiều trong quá trình này.
  • Perform Qualitative Risk Analysis: một khi bạn có danh sách những rủi do, bạn sẽ cần có ý tưởng về xác suất và ảnh hưởng giữa chúng. Nhớ rằng hãy xác định xác suất xảy ra và ràng buộc cho từng rủi do.
  • Perform Quantitative Risk Analysis: tại thời điểm này bạn đã có danh sách những rủi do kèm với đó là xác xuất xảy ra cũng như ràng buộc cho từng rủi do, bây giờ sẽ là lúc bạn thực hiện cho điểm (đánh trọng số) cho tất cả rủi ro đó cùng xảy ra. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần nhiều thông tin hơn nữa nếu bạn muốn đưa ra quyết định đúng đắn.
  • Plan Risk Responses: tất cả những gì còn lại là bạn lên kế hoạch đáp ứng cho mỗi rủi do. Tại thời điểm này bạn quyết định liệu nên tránh, giảm nhẹ, chuyển giao hay là chấp nhận.

Information-gathering techniques for Identify Risks

Cách quan trọng nhất để định danh những rủi do là tập hợp thông tin từ team. Đó là kỹ thuật đầu tiên và quan trọng nhát trong qy trình Identify Risks. Dưới đây là những cách hữu ích và hiệu quả để lấy thông tin từ team, stakeholders, và bất kỳ ai khác có thông tin về rủi do.

  • Brainstorming: đây là điều đầu tiên bạn nên làm với team. Đưa tất cả mọi người vào trong 1 phòng họp, và bắt dầu tuôn ra những ý kiến. Giai đoạn này luôn luôn cần 1 người hỗ trợ – facilitator – để dẫn dắt team và giúp biến những ý kiến của tất cả mọi người thành danh sách rủi do.
  • Interviews: đây thực là 1 phần rất quant trọng của định danh rủi do. Cố gắng tìm bất kỳ ai có thể có ý kiến và hỏi họ những vấn đề có thể xảy ra trong dự án. Nhà đầu tư hoặc khách hàng sẽ nghĩ về dự án rất khác với team phát triển dự án.
  • The Delphi technique: là cách để lấy ý kiến và ý tưởng từ chuyên gia. Đây là kỹ thuật khác sử dụng facilitator, thay vì tập trung tất cả mọi người vào trong phòng, facilitator sẽ gửi câu hỏi tới chuyên gia và hỏi về những vấn đề quan trọng có thể xảy ra trong dự án. Facilitator sau đó sẽ tập hợp những câu trả lời lại và giữ kín giữa những chuyên gia, để ý kiến của họ được khách quan nhất.
  • Root cause identification: là việc phân tích những rủi do và tìm ra cái gì thực sự đứng sau nó. Từ đó bạn có thể xác định nguyên nhân chính của 1 vài rủi do và như vậy bạn đã đề phòng được 1 nhóm rủi do.

Mặc dù tập hợp thông tin là phần lớn nhất của định danh rủi do, nhưng nó không phải là duy nhất, ngoài ra còn có những kỹ thuật khác để bạn sử dụng từ đo thu thập được càng nhiều rủi do càng tốt trước khi điền vào Risk Register.

  • Documentation reviews: là khi bạn nhìn vào plans, requirements, documents từ trong thư mục lưu trữ hồ sơ dự án của tổ chức hoặc bất cứ tài liệu liên quan, bạn có thể lấy ra những rủi do gần giống với dự án bạn đang làm.
  • Assumption analysis: là cái bạn sẽ thực hiện khi bạn nhìn qua giả định của dự án. Hãy nhớ những giả định quan trọng như thế nào khi bào đánh giá dự án? Bạn sẽ cần nhìn lai chi phí đó và chắc chắn rằng đó thực sự là cái mà bạn đã giả định đúng về dự án. Giả định sai cũng là 1 rủi do.
  • Checklist analysis: nghía là sử dụng checklists cái mà bạn tạo ra để giúp bạn tìm kiếm rủi do. Checklist có thể nhắc nhở bạn kiểm tra những giả định chính, nói với người cần nói, hoặc rà xoát tài liệu bạn có thể bỏ qua.
  • SWOT analysis: cho phép bạn phân tính điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội vầ mối đia doạ. Bạn sẽ bắt dầu bằng brainstorming điểm mạnh và điểm yếu, và sau đó làm bài kiểm tra điểm mạnh để tìm ra cơ hội, nhìn vào điểm yếu để đưa ra những rủi do.
  • Diagraming technique: bạn có thể sử dụng biểu đồ quen thuộc như Ishikawa hay fishbone từ Quality Management  để xác định nguyên nhân chính.

 

 

Where to look for risks

Một cách tốt để hiểu rủi do là biết nơi chúng sẽ phát sinh. Nếu bạn bắt suy nghĩ làm thế nào bạn tìm ra rủi do trong dự án, nó sẽ giúp bạn tìm ra làm thế nào để xử lý được nó.

  • Resources are a good place to start

Bạn có bao giờ được hứa hẹn một người, thiết bị, phòng họp, hay một số khác tài nguyên, chỉ có thể được cho biết vào phút cuối rằng nguồn lực bạn đã phụ thuộc vào không có sẵn? Điều gì về việc một thành viên trong nhóm quan trọng bị bệnh hoặc rời công ty vào thời điểm tồi tệ nhất? Kiểm tra danh sách tài nguyên của bạn. Nếu một nguồn có thể không có sẵn cho bạn khi bạn cần, thì đó là một nguy cơ.

  • Bất kỳ 1 hành động nào không đúng với kê hoạch mà chỉ cỏ 1 vấn đề nhỏ được phát hiện thì nó cũng có thể dễ adngf trở thành vấn đề lớn trong dự án
  • Bạn đã bao giờ nghe nói rằng cũ nói về những gì xảy ra khi bạn giả định? Khi bắt đầu dự án, nhóm của bạn phải đưa ra một loạt các giả định để thực hiện ước tính của bạn. Nhưng một số giả thuyết này có thể không thực sự đúng, mặc dù bạn cần phải làm cho chúng vì lợi ích của ước tính. Đó là một điều tốt mà bạn đã viết cho họ – bây giờ là lúc để quay lại và nhìn vào danh sách đó. Nếu bạn tìm thấy một số trong đó có thể là sai, sau đó bạn đã tìm thấy một nguy cơ.
  • Look outside project

Có một luật, quy định, hoặc luật mới được thông qua có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn không? Một hợp đồng công đoàn mới được thương lượng? Có thể giá của một thành phần quan trọng đột nhiên nhảy? Có nhiều thứ bên ngoài dự án của bạn là những rủi ro – và nếu bạn xác định được chúng ngay bây giờ, bạn có thể lập kế hoạch cho họ và không bị mất cảnh giác.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: