• Theo Wikipedia, dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, với những nguồn lực giới hạn nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.
  • Theo Viện Quản lý Dự án PMI, dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất.

Nhìn chung, dự án bao hàm những công việc được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định, bởi nguồn lực (tài lực và nhân lực) giới hạn và tạo ra được một kết quả rõ ràng.

Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu để hoàn thành tốt nhất dự án được giao.

Mỗi dự án là độc nhất với những đặc điểm không giống nhau, việc quản lý dự án cũng vì vậy mà có nhiều cách khác nhau để triển khai và thực hiện. Nhóm dự án (project team) và người lãnh đạo (project manager) có thể tùy chọn cách tiếp cận sao cho phù hợp nhất và mang lại khả năng thành công cao nhất cho dự án, hay còn gọi là vòng đời dự án (project life cycle) – mô tả các giai đoạn mà một dự án đi qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Một cách tổng quát, có bốn loại vòng đời dự án:

(i) Predictive hay còn gọi là Plan-driven/Waterfall/Serial

Đây là cách tiếp cận truyền thống, với phần lớn việc lập kế hoạch diễn ra từ trước, sau đó thực hiện theo một quy trình tuần tự. Cách tiếp cận này thường được biết đến với nội dung kiến thức PMP®.

(ii) Iterative

Cách tiếp cận này cho phép nhóm dự án hoàn chỉnh dần kế hoạch theo từng cấp độ dựa trên phản hồi của các bên liên quan đối với những công việc chưa hoàn thành để cải thiện, sửa đổi công việc đó và tạo ra kết quả cuối cùng tốt nhất.

(iii) Incremental

Đây là cách tiếp cận mà nhóm dự án có thể cung cấp đến khách hàng hoặc các bên liên quan một phần hoàn chỉnh, có thể sử dụng được của sản phẩm cho mỗi lần lặp lại vòng đời dự án.

(iv) Agile

Cách cách tiếp cận này tổng hòa hai phương thức Iterative và Incremental – vừa lặp lại các vòng lặp với phản hồi cải thiện chất lượng vừa bổ sung các đặc điểm của sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, nhằm tinh chỉnh các hạng mục công việc và bàn giao thành phẩm thường xuyên.

ƯU – NHƯỢC ĐIỂM CỦA 04 LOẠI VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

Không có vòng đời nào là hoàn hảo cho tất cả mọi các dự án. Thay vào đó, mỗi dự án lại tự có nhu cầu riêng về phạm vi, mong đợi, thành phẩm bàn giao, thay đổi trong dự án và cả mục tiêu. Vì vậy, mỗi dự án sẽ có một vòng đời riêng mà tại đó, nó tìm thấy điểm cân bằng, tối ưu các đặc tính của mỗi loại đã kể trên, như:

(i) Predictive hay còn gọi là Plan-driven/Waterfall/Serial

Tận dụng những điều đã biết và đã được chứng minh. Điều này giúp giảm bớt sự không chắc chắn và tính phức tạp của dự án, cho phép nhóm phân chia công việc thành một chuỗi các hoạt động có thể dự đoán được.

(ii) Iterative

Cho phép phản hồi về những công việc đã hoàn thành một phần hoặc chưa hoàn thành để cải thiện và điều chỉnh công việc đó.

(iii) Incremental

Cung cấp các phần sản phẩm đã hoàn thành mà khách hàng có thể sử dụng ngay lập tức.

(iv) Agile

Tận dụng lợi thế của cả hai phương thức Iterative và Incremental – các vòng lặp được thực hiện cho đến khi sản phẩm hoàn thành, nhóm có thể nhận phản hồi nhanh chóng, đồng thời cung cấp cho khách hàng quyền kiểm soát sản phẩm theo nhu cầu. Vì tập trung trước vào phần công việc có giá trị nhất, nhóm dự án có thể bàn giao thành phẩm có giá trị sớm hơn, dự án vì vậy cũng có thể mang lại lợi tức đầu tư sớm hơn.

Hybrid – kết hợp giữa Predictive và Agile, với bốn trường hợp sau đây: