Project benefits management plan (tạm dịch là Kế hoạch quản lý lợi ích dự án) là tài liệu xác định các quy trình để tạo ra, tối đa hóa và duy trì các lợi ích do một dự án mang lại.

Kế hoạch quản lý lợi ích dự án là tài liệu mô tả cách thức và thời điểm các lợi ích của dự án sẽ được chuyển giao, đồng thời mô tả các cơ chế cần có để đo lường các lợi ích đó. Lợi ích của dự án được định nghĩa là kết quả của các hành động, hành vi, sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mang lại giá trị cho tổ chức tài trợ cũng như cho những người thụ hưởng dự kiến ​​của dự án. Việc phát triển kế hoạch quản lý lợi ích bắt đầu sớm trong vòng đời dự án với việc xác định các lợi ích mục tiêu cần thực hiện. Kế hoạch quản lý lợi ích mô tả các yếu tố chính của lợi ích và có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở việc ghi lại những điều sau:

  • Lợi ích mục tiêu (ví dụ: giá trị hữu hình và vô hình mong đợi sẽ thu được khi thực hiện dự án; giá trị tài chính được biểu thị bằng giá trị hiện tại ròng NPV (net present value))
  • Liên kết chiến lược (ví dụ: lợi ích của dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức như thế nào)
  • Khung thời gian để hiện thực hóa lợi ích (ví dụ: lợi ích theo giai đoạn, ngắn hạn, dài hạn và liên tục)
  • Chủ sở hữu lợi ích (ví dụ: người có trách nhiệm theo dõi, ghi lại và báo cáo các lợi ích đã thực hiện trong suốt khung thời gian được thiết lập trong kế hoạch)
  • Các chỉ số (ví dụ: các biện pháp được sử dụng để chỉ ra các lợi ích đã đạt được, các biện pháp trực tiếp và các biện pháp gián tiếp)
  • Các giả định (ví dụ: các yếu tố dự kiến ​​sẽ có hoặc có bằng chứng)
  • Rủi ro (ví dụ: rủi ro đối với việc hiện thực hóa lợi ích)

Việc phát triển kế hoạch quản lý lợi ích sử dụng dữ liệu và thông tin được ghi lại trong đề án kinh doanh và đánh giá nhu cầu. Ví dụ, các phân tích chi phí-lợi ích được ghi lại trong các tài liệu này minh họa ước tính chi phí so với giá trị lợi ích mà dự án thu được. Kế hoạch quản lý lợi ích và kế hoạch quản lý dự án bao gồm mô tả về cách giá trị kinh doanh thu được từ dự án trở thành một phần của hoạt động vận hành liên tục của tổ chức, bao gồm cả các chỉ số sẽ được sử dụng. Các chỉ số cung cấp xác minh giá trị kinh doanh và xác nhận thành công của dự án.

Phát triển và duy trì kế hoạch quản lý lợi ích dự án là một hoạt động lặp đi lặp lại. Tài liệu này bổ sung cho đề án kinh doanh, điều lệ dự án và kế hoạch quản lý dự án. Người quản lý dự án làm việc với nhà tài trợ để đảm bảo rằng điều lệ dự án, kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch quản lý lợi ích vẫn phù hợp trong suốt vòng đời của dự án.