Project business case (Đề án kinh doanh)

Project business case (tạm dịch là Trường hợp kinh doanh dự án, hoặc Đề án kinh doanh dự án, hoặc Tình huống kinh doanh dự án) là một báo cáo nghiên cứu khả thi kinh tế được sử dụng để xác định tính hợp lệ của các lợi ích của dự án và được sử dụng làm cơ sở cho việc ủy ​​quyền các hoạt động quản lý dự án. Đề án kinh doanh liệt kê các mục tiêu và lý do bắt đầu dự án. Nó giúp đo lường mức độ thành công của dự án khi kết thúc dự án so với các mục tiêu của dự án. Đề án kinh doanh là một tài liệu kinh doanh dự án được sử dụng trong suốt vòng đời của dự án. Đề án kinh doanh có thể được sử dụng trước khi bắt đầu dự án và có thể dẫn đến quyết định đi tiếp / ngừng dự án.

Đánh giá nhu cầu (Need Assessment) thường đi trước đề án kinh doanh. Đánh giá nhu cầu bao gồm việc hiểu các mục đích và mục tiêu kinh doanh, các vấn đề và cơ hội và đưa ra các đề xuất để giải quyết chúng. Kết quả đánh giá nhu cầu có thể được tóm tắt trong tài liệu đề án kinh doanh.

Quá trình xác định nhu cầu kinh doanh (business need), phân tích tình hình (analysis of the situation), đưa ra khuyến nghị (recommendation) và xác định tiêu chí đánh giá (evaluation) có thể áp dụng cho bất kỳ dự án nào của tổ chức. Một đề án kinh doanh có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở việc ghi lại những điều sau:

1. Nhu cầu kinh doanh (Business needs)

  • Xác định những gì đang thúc đẩy nhu cầu hành động
  • Báo cáo tình huống ghi lại vấn đề kinh doanh hoặc cơ hội được giải quyết bao gồm giá trị được chuyển giao cho tổ chức
  • Xác định các bên liên quan bị ảnh hưởng
  • Xác định phạm vi

2. Phân tích tình hình (Analysis of the situation)

  • Xác định các chiến lược, mục đích và mục tiêu của tổ chức
  • Xác định (các) nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc các nguyên nhân chính tạo ra cơ hội
  • Phân tích khoảng cách (gap analysis) giữa các khả năng cần thiết cho dự án so với các khả năng hiện có của tổ chức
  • Xác định các rủi ro đã biết
  • Xác định các yếu tố thành công quan trọng (critical success factors – CSF)
  • Xác định các tiêu chí quyết định mà theo đó các quá trình hành động khác nhau có thể được đánh giá. Ví dụ về các loại tiêu chí được sử dụng để phân tích một tình huống là:
    • Bắt buộc. Đây là một tiêu chí “bắt buộc” phải được đáp ứng để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội.
    • Mong muốn. Đây là một tiêu chí “mong muốn” được thực hiện để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội.
    • Tùy chọn. Đây là tiêu chí không thiết yếu. Việc hoàn thành tiêu chí này có thể trở thành một yếu tố khác biệt giữa các phương thức hành động thay thế.
  • Xác định một tập hợp các lựa chọn được xem xét để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh. Các lựa chọn là các hành động thay thế mà tổ chức có thể thực hiện. Các tùy chọn cũng có thể được mô tả như các tình huống kinh doanh (business scenarios). Ví dụ, một đề án kinh doanh có thể đưa ra một trong ba tùy chọn sau, hoặc có thể có nhiều hơn một tùy chọn được ghi lại trong đề án kinh doanh:
    • Không làm gì cả. Đây cũng được gọi là tùy chọn “kinh doanh như bình thường” (business as usual – BAU). Lựa chọn tùy chọn này dẫn đến dự án không được phê duyệt.
    • Làm công việc tối thiểu có thể để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội. Mức tối thiểu có thể được thiết lập bằng cách xác định tập hợp các tiêu chí mà chúng là chìa khóa để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội.
    • Làm nhiều hơn công việc tối thiểu có thể để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội. Tùy chọn này đáp ứng bộ tiêu chí tối thiểu và một số hoặc tất cả các tiêu chí khác. 

3. Đưa ra khuyến nghị (Recommendation)

  • Tuyên bố về lựa chọn được khuyến nghị để theo đuổi trong dự án
  • Các mục cần đưa vào báo cáo có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
    • Kết quả phân tích cho phương án tiềm năng
    • Các ràng buộc, giả định, rủi ro và sự phụ thuộc đối với các phương án tiềm năng
    • Các biện pháp đo lường thành công
  • Cách tiếp cận triển khai có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
    • Các cột mốc
    • Sự phụ thuộc
    • Vai trò và trách nhiệm

4. Đánh giá (Evaluation)

  • Tuyên bố mô tả kế hoạch đo lường lợi ích mà dự án sẽ mang lại. Nên bao gồm mọi khía cạnh hoạt động vận hành liên tục của tùy chọn được đề xuất ngoài việc triển khai ban đầu.

Tài liệu đề án kinh doanh cung cấp cơ sở để đo lường thành công và tiến độ trong suốt vòng đời dự án bằng cách so sánh kết quả với các mục tiêu và tiêu chí thành công đã xác định. 

Đề án kinh doanh và Điều lệ dự án

Đề án kinh doanh và kế hoạch quản lý lợi ích là nguồn thông tin về các mục tiêu của dự án và cách dự án sẽ đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh. Hai tài liệu này phụ thuộc lẫn nhau và được phát triển và duy trì lặp đi lặp lại trong suốt vòng đời của dự án.

Đề án kinh doanh được phê duyệt là tài liệu kinh doanh thường được sử dụng nhất để tạo điều lệ dự án. Đề án kinh doanh mô tả các thông tin cần thiết từ quan điểm kinh doanh để xác định xem liệu các kết quả mong đợi của dự án có phù hợp với khoản đầu tư cần thiết hay không. Nó thường được sử dụng để ra quyết định bởi các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành ở cấp độ cao hơn dự án. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích chi phí-lợi ích được bao gồm trong Đề án kinh doanh để giải thích và thiết lập ranh giới cho dự án. Đề án kinh doanh được tạo ra do một hoặc nhiều điều sau đây:

  • Nhu cầu thị trường (ví dụ: một nhà sản xuất ô tô phê duyệt cho một dự án chế tạo ô tô tiết kiệm nhiên liệu hơn để đáp ứng với tình trạng thiếu xăng)
  • Nhu cầu của tổ chức (ví dụ: do chi phí nhân sự cao, một công ty có thể kết hợp các chức năng của nhân viên và hợp lý hóa các quy trình để giảm chi phí)
  • Yêu cầu của khách hàng (ví dụ: đơn vị điện lực cho phép dự án xây dựng một trạm biến áp mới phục vụ khu công nghiệp mới)
  • Tiến bộ công nghệ (ví dụ: một hãng hàng không cho phép một dự án mới phát triển vé điện tử thay vì vé giấy dựa trên tiến bộ công nghệ)
  • Yêu cầu pháp lý (ví dụ: một nhà sản xuất sơn phê duyệt cho một dự án thiết lập các hướng dẫn xử lý các vật liệu độc hại để tuân thủ quy định luật pháp)
  • Các tác động sinh thái (ví dụ: một công ty phê duyệt cho một dự án để giảm thiểu tác động đến môi trường)
  • Nhu cầu xã hội (ví dụ, một tổ chức phi chính phủ ở một nước đang phát triển cho phép một dự án cung cấp hệ thống nước uống, nhà vệ sinh và giáo dục vệ sinh cho các cộng đồng đang bị dịch tả cao). 

Điều lệ dự án kết hợp các thông tin thích hợp cho dự án từ các tài liệu kinh doanh. Giám đốc dự án không cập nhật hoặc sửa đổi các tài liệu kinh doanh vì chúng không phải là tài liệu dự án; tuy nhiên, giám đốc dự án có thể đưa ra các khuyến nghị.