03. Change Request Trong Predictive (Plan Driven)

Nguyên Tắc Giải Quyết Change Request – PMbok6

Term cần nắm:

    1. Change Request (CR): một đề nghị chỉnh sửa lên deliverables, plans, baselines, or project documents.
    2. CCB: Một nhóm người được ủy quyền để Duyệt/ Từ Chối/ Trì Hoãn/ Comment lên các CR.
    3. Configuration MP: KHQL các thiết lập, dùng để thiết lập và mô tả những thay đổi đối với những thứ mà các stakeholders thống nhất là cần phải kiểm soát sự thay đổi (gọi là configurable items). Trong này cũng sẽ bao gồm những công cụ, tài liệu ghi nhận version, quy trình cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này.
    4. Change MP: KHQL thay đổi, dùng để quản lý và kiểm soát sự thay đổi lên các configuration items. Gồm các biểu mẫu, quy trình, thủ tục, thời gian duyệt, các mục nào do người nào trong CCB đảm trách kiểm soát sự thay đổi, khi nào thì CR cần ý kiến của PM và/ hoặc Sponsor.
    5. Change Log: Lịch sử thay đổi, tài liệu ghi nhận các mọi sự thay đổi của configuration items, như version, thay đổi cái gì, ngày nhận, ngày duyệt/ không duyệt, tình trạng.
  1. 5 lý do gây Change trong dự án:
    1. New requirements từ customer bên ngoài
    2. New requirements từ sponsor hoặc từ các phòng ban khác trong tổ chức.
    3. Monitor và Control: quan sát, phân tích, đo đạc phát hiện ra các khác biệt giữa thực tế (actual) và dự tính (planned).
    4. Invalid: Các dự tính (vd: plans, các công cụ, metrics) không còn phù hợp để thực hiện.
    5. Ràng buộc lẫn nhau của Scope, Schedule, Cost, etc.: ví dụ WBS đã được các bên ký, nhưng khi làm tiến độ dự án thì phát sinh thêm các gói công việc mới do bây giờ mới hiểu rõ công việc -> đề nghị change WBS
  2. Tư duy về Change Request
    1. Change bất cứ khi nào trong vòng đời dự án
    2. Change có thể tốt hoặc xấu cho dự án
    3. Change là điều chỉnh lên bất cứ cái gì đã thống nhất, không chỉ có plans, baselines
    4. Ai cũng có thể đề nghị change
    5. Luôn đặt mình, Sponsor, Customer/ Contract Manager là những thành viên trong CCB
    6. Trước khi hỏi ý kiến sponsor, phải có giải pháp và đề xuất
  3. Xác định Change trong giai đoạn nào a. Planning b. Executing  & Monitoring and Controlling
  4. Change trong giai đoạn Planning: Vì lúc này key stakeholder chưa ký bộ PMP bên khi muốn change chỉ việc update, cập nhật.
  5. Thứ tự thực hiện Change trong giai đoạn Executing  & Monitoring and Controlling (a. Xác Định Nhu Cầu Change hay b. Yêu Cầu Change)
    1. Ai đó đề nghị Change
    2. WHY change? (để hiểu về Change)
    3. Định tính sơ bộ sẽ ảnh hưởng vào cái gì: plans, baselines, approved configurations items
    4. Prevent change nếu ảnh hưởng không tốt
    5. Tạo ra change kèm các đề xuất nếu có (ai tạo cũng được)
    6. Vô 4.6, CCB tham gia:
      1. Why?
      2. Xác định các rủi ro và đánh giá toàn diện (tính lẫn lượng) lên tất cả những thứ đã thống nhất
      3. Đưa ra các options để phát huy ảnh hưởng tốt, hạn chế ảnh hưởng xấu
      4. Chọn lựa các giải pháp tốt nhất
      5. Quyết định duyệt/ từ chối/ trì hoãn (không phải lúc nào cũng phải PM, sponsor hay khách hàng ký cuối cùng)
    7. Cập nhật Change Log, plans, baselines, documents có ý kiến của CCB
    8. Thông báo các bên liên quan
    9. Thực thi các CR đã được duyệt

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: